El rol fundamental del administrador de fincas
Un administrador de finca es un profesional que se encarga de todos los aspectos importantes en una comunidad de vecinos.
Según A3FINC, administradores de fincas en Madrid, un administrador de fincas actúa como principal intermediario. También se encarga de gestionar asuntos inmobiliarios pertinentes, esto suele incluir gestiones financieras, jurídicas y técnicas, también es responsable del mantenimiento necesarias para llevar a cabo las tareas diarias.
Además, los administradores de fincas suelen asegurarse de que la comunidad esté dotada de servicios que previamente se hayan aprobado. Para ello, recurrirán a proveedores, por ejemplo: empresas de limpieza, empresa de reformas, jardineros, etc.
Por otro lado, un buen administrador de finca tiene en cuenta lo importante que es la mediación vecinal, así como resolver las disputas y conflictos que surgen entre los propietarios. Como tales, deben tener las habilidades necesarias para resolver dichos problemas y fomentar la convivencia con todos los miembros de la comunidad.
De este modo, pueden evitar interrupciones que podrían tener un impacto innecesario en el buen funcionamiento de la comunidad.
¿Por qué es conveniente tener un administrador de fincas?
Según la Ley de Propiedad Horizontal no es obligado la contratación de un administrador de fincas, pero a menudo es una buena idea contratar a una persona externa para que administre y gestione la comunidad, así como actúe como mediador en los inevitables desacuerdos que surgen entre los vecinos.
Funciones del administrador de fincas
- Supervisar el buen funcionamiento de la comunidad, las instalaciones y los servicios.
- Elaborar planes de gastos e ingresos.
- Ocuparse del mantenimiento y la conservación de la comunidad.
- Ejecutar, pagar y cobrar los contratos aceptados en relación con obras.
- Actuar como secretario del Consejo de Administración y mantener los registros necesarios.
- Desempeñar las funciones que pueda delegar la junta de propietarios.
- Asesorar a la comunidad.
- Controlar a los proveedores.
- Informar de los siniestros a las compañías de seguros.
- Llevar a cabo los procedimientos contables pertinentes.
- Emitir advertencias para los pagos atrasados.
- Lo más importante es mantener la convivencia con la comunidad local.
- Vigilar la correcta gestión de las instalaciones, equipos y servicios y realizar las advertencias y avisos oportunos a los propietarios para ello.
- Preparar los planes de gastos previsibles y proponer las medidas necesarias para cubrirlos y presentarlos a la junta de propietarios, si es necesario.
- Mantener y revisar las propiedades y planifican las reparaciones o medidas correctoras urgentes y notificarlas inmediatamente al presidente o, en su caso, al propietario.
- Ejecutar los contratos celebrados en relación con las obras y efectuar los pagos y cobros correspondientes.
- Actuar como secretario de la junta cuando sea necesario y ponen los documentos de utilidad a disposición de los propietarios.
Control, gestión y otras tareas del administrador de fincas
Si el administrador de fincas es el secretario de la comunidad (que es casi siempre el caso), debe, con el acuerdo del presidente, convocar reuniones y asistir a las mismas, normalmente bajo la dirección del presidente, levantar acta y hacer las convocatorias pertinentes.
Por último, en el marco de la consulta general a la comunidad, deben cumplir con todas sus responsabilidades en relación con el edificio, informar sobre las solicitudes de ayudas o subvenciones a las que puedan tener derecho la comunidad en relación con las obras de reformas o reparación y realizar los trámites necesarios en caso de ser necesario.
Además de estas salvaguardias, la asociación tomará medidas disciplinarias si la conducta de un profesional se desvía de las normas profesionales o éticas.
¿Cómo elegir el administrador de fincas adecuado?
La capacidad de una persona concreta para satisfacer las necesidades de una comunidad marca el tono de toda la relación profesional.
Por lo tanto, encontrar el administrador de fincas adecuado debe ser una prioridad absoluta. Estos profesionales son tan diversos como las comunidades a las que prestan servicio, te presentamos algunas características básicas que todo administrador debe poseer:
- Gran capacidad de comunicación.
- Seguimiento constante de las promesas y las tareas.
- Paciencia y respeto por los demás.
- Tipo de personalidad proactiva.
- Conocimiento de las leyes que afectan a la gestión de las comunidades.
Si tu actual administrador de comunidad no está a la altura de las expectativas de los propietarios, no tengas miedo de hablar con la empresa. Toma notas sobre el rendimiento de tu administrador y habla con franqueza sobre los detalles.
Pregunta por las políticas de comunicación, la formación del administrador y las prácticas de investigación. Busca transparencia, una coyuntura clara de su política y la voluntad de proporcionar a tu comunidad un administrador que se adapte mejor.
Una vez que hayas elegido el administrador de comunidades ideal, tendrás una relación duradera que ayudará a tu comunidad a prosperar en el futuro.
