Administradores de fincas
Los administradores de fincas suelen ser elegidos por la Junta de propietarios de una comunidad de vecinos y es responsable de la gestión técnica de toda la comunidad. Esto significa que es responsable del buen funcionamiento de los servicios contractuales, establece los presupuestos, prevé los gastos, gestiona el mantenimiento y las reparaciones de la propiedad anteriormente aprobado por la Junta.
La gestión comunitaria está en manos de todos
En la práctica, el presidente de la comunidad debe asumir un papel muy similar al del administrador de fincas durante su propio mandato. Sin embargo, en general, lo más habitual y sensato, dados los conocimientos y la competencia del presidente, es que haya dos personas en la comunidad.
Tiene que supervisar:
- La parte común de la comunidad con demandas, problemas o conflictos que surgen entre los vecinos
- Celebrar Juntas con los vecinos
- Garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales con los proveedores, el servicio y el mantenimiento
- Representar a la comunidad en los contratos de servicios.
Sin embargo, surge un dilema si la persona encargada de algunas de estas tareas es inadecuada para llevar a cabo algunas de ellas. Teniendo en cuenta que la gestión de la comunidad se vuelve más compleja, esto sin duda requiere la supervisión de un administrador de fincas con experiencia.
Situaciones desagradables en la gestión de comunidades
Las situaciones hostiles entre propietarios, vecinos y otros participantes activos (por ejemplo, proveedores) surgen con más frecuencia de lo que podríamos pensar, y en esos casos es necesario conocer a fondo la Ley de Propiedad Horizontal para resolverlas, ya que todo el mundo no es capaz de enfrentarse a este problema. Y los administradores de fincas son la mejor solución para agilizar al máximo estos procesos.
Áreas en las que debe actuar el administrador de fincas
A la hora de nombrar este cargo directivo, la función que se va a desempeñar es algo que se puede negociar. La gestión comunitaria no es un trabajo en blanco y negro, es posible contratar a un administrador de fincas que sólo se encargue de ciertos aspectos.
Estas serían algunas cuestiones (pero no todas), clasificadas según su naturaleza:
Aspectos económicos
- El administrador de fincas se encarga del seguimiento de los pagos y reclamaciones amistosas de servicios, pagos, etc.
- Controla, cobra y presenta los recibos regulares y especiales de los propietarios y vecinos
- Controla los gastos y envía los presupuestos anuales a todos los propietarios de la comunidad
- Controla los fondos comunitarios para ponerlos en manos de los propietarios de la comunidad que tienen la autoridad para gestionarlos.
Aspectos burocráticos
- El administrador de fincas prepara y envía las convocatorias de las juntas generales ordinarias o extraordinarias.
- Prepara y envía los documentos acordados, avisos, informes trimestrales y semestrales, etc.
- Asiste a las juntas generales ordinarias y extraordinarias.
- Redacta y concluye todo tipo de contratos, civiles o comerciales, necesarios para el buen funcionamiento de la comunidad.
Aspecto de mantenimiento
- Supervisa y mantiene actualizados los archivos de datos con todos los cambios relacionados con los propietarios y sus propiedades.
- Controla y mantiene las actas. Las actas deben conservarse durante cinco años, ya que pueden utilizarse para futuras reuniones, incluidas las convocatorias, los documentos y la correspondencia.
- Negocia los contratos de nuevos servicios o sustituir los antiguos con la aprobación previa del grupo de propietarios.
- Responde a cualquier desafío, incluyendo circunstancias imprevistas que requieran supervisión o servicio profesional.
- Evalúa el patrimonio de la comunidad con el fin de contratar las pólizas de seguro adecuadas.
Como se ha descrito anteriormente, las funciones de un administrador de fincas pueden abarcar una gama más amplia de necesidades de gestión de la comunidad.
Los presidentes de las comunidades, los administradores de fincas y los vecinos, desempeñan un papel implícito en las actividades comunitarias y es importante tenerlo en cuenta.
Por último, el administrador de fincas, aunque no viva en la comunidad en cuestión, seguirá sirviendo a los propietarios que le han elegido como administrador de fincas, ya que tiene el poder de actuar para mantener y conservar el edificio, pero sus decisiones están siempre sujetas al acuerdo de los propietarios en las Juntas generales.
En otras palabras, el administrador de fincas es como una agencia de confianza de los propietarios, en el sentido de que puede asesorar y realizar cualquier trámite administrativo.
